"Er is maar één ding dat erger is dan dromen dat je op een vergadering bent en wakker worden op die vergadering en dat is: aanwezig zijn op een vergadering en niet kunnen slapen." (T. Czecinski )
Er wordt wat af vergaderd in Nederland. De gemiddelde werknemer rolt op één dag de ene vergadering uit en de andere weer in. Het zit natuurlijk ook wel in de natuur van de mens: het willen overleggen met elkaar. Toch is Nederland de vergadercultuur beu. Er wordt te vaak en te lang vergaderd. Deelnemers van een vergadering ergeren zich vaak aan collega’s die afdwalen of te lang stil blijven staan bij hetzelfde onderwerp. Niet iedere voorzitter heeft het lef of de expertise om in te kunnen grijpen. Zo duurt een vergadering van een uur soms anderhalf of twee uur. Voor de notulist is dat een nachtmerrie. Die krijgt zere handen van het schrijven en zere oren (en hersenen) van het geconcentreerd blijven luisteren. Notuleren is nog niet zo gemakkelijk, zoals helaas veel deelnemers van een vergadering schijnen te denken. Maak jij even de notulen …?
We kunnen natuurlijk niet opeens helemaal stoppen met vergaderen. Een manager moet weten of er draagvlak is voor en beslissing en werknemers moeten de kans krijgen ergens hun mening over te geven. Vergaderen kan wel vaak een stuk efficiënter. Zo wordt er bij sommige bedrijven al staand vergaderd. Spierpijn in de kuiten weerhoudt iemand wel om er ‘toch nog even op terug te willen komen’. Een goede vergadering ligt voor een groot deel in handen van de voorzitter. Die moet een aantal vergadervalkuilen in de gaten houden. 1. Besluiteloosheid Een van de redenen waarom een vergadering vaak lang duurt, is besluiteloosheid. Doorhakken die knoop, of anders doorschuiven naar de volgende vergadering. 2. Niet voorbereid Een slecht voorbereide vergadering is een lange vergadering. Zorg in ieder geval voor een duidelijk agenda. 3. Uitweiden en afdwalen Een voorzitter moet ingrijpen als deelnemers verzanden in details of terug willen komen op al eerder afgeronde agendapunten. 4. Brabants kwartiertje Iedereen komt gewoon op tijd. 5. Praatclub Een vergadering is geen praatclub. Organiseer dan een wekelijkse borrel om met elkaar over de kinderen en het leven te praten.
Gastcolumn
door Tirza van Zalingen, senior secretaris bij PGGM
Met een goed gevoel de vergadering uit
Perzen hadden het merkwaardige gebruik om over een besluit tweemaal te vergaderen. Eenmaal dronken en eenmaal nuchter. Bij de tweede vergadering konden de in dronkenschap genomen besluiten in nuchtere toestand worden herzien.
Intrigerend. Wat voor soort besluiten neem je in dronken toestand? En belangrijker nog, welke besluiten doorstaan de test in de ‘nuchtere’ vergadering? Maar, de meest intrigerende vraag is, wie bedenkt dit en waarom?
Ik kan me zo voorstellen, dat het misschien gewoon een interessant excuus was om dronken te mogen zijn. Aan de andere kant zou het ook creatieve en ruimdenkende besluiten op kunnen leveren. Die waarschijnlijk in nuchtere toestand weer teniet gedaan werden. Al met al klinkt het niet als een efficiënte manier van vergaderen. En efficiënt vergaderen is wat wij juist wel willen. Want eigenlijk houden we niet van vergaderen, ‘we moeten ook nog ons werk doen’. Dus hoe korter en efficiënter hoe beter.
De ervaring wijst uit dat het werkt om je aan een bepaalde structuur te houden. Je hebt een agenda met onderwerpen en een aantal vaste punten: het vaststellen van de notulen, de mededelingen, de rondvraag, etc.. De rollen zijn verdeeld: de voorzitter stelt de agendaonderwerpen vast en leidt de vergadering. Hij/zij bepaalt daarmee voor een belangrijk deel het verloop ervan. De notulist moet objectief en neutraal de essentie van de vergadering weergeven. Deze levert daarmee een belangrijke bijdrage aan de efficiency van de vergadering. Maar bereiken we daarmee altijd wat we willen?
Structuur en rollen hebben we dus nodig, maar ze zijn niet zaligmakend. En als het allemaal niet helpt, dan is misschien toch de aanpak van de Perzen een aanrader. Wie weet, gaan we dan toch nog van vergaderen houden.
Ik denk, dus ........
Vergadertijgers en ander ongedierte De gemiddelde vergadertijger maakt zich tijdens de vergadering drukker om zijn positie dan om de inhoud. Hij is meer op zichzelf dan op de groep gericht. Zo wordt de vergadering gemakkelijk een tijdrovende opeenstapeling van monologen. Rest als argument voor het bijeenroepen van zoveel mensen altijd nog het creëren van draagvlak, overeenkomstig ons poldermodel.
10 vergadertips
1. Vergader niet als het niet nodig is. 2. Zorg voor een precieze afbakening van het probleem. Beter tien facetten van een probleem dan één algemeen, vaag probleem. 3. Ieder voorstel bevat bruikbare aspecten. Ga er naar op zoek in plaats van het onmiddellijk af te wimpelen. 4. Voor elk probleem is er meer dan één oplossing. 5. Uw oplossing is niet per definitie dé oplossing. 6. Blijf bij het onderwerp. 7. Hoe langer iemand aan het woord is, hoe minder de anderen luisteren. Wees dus bondig. 8. Vat regelmatig samen wat gezegd is. 9. Wie zwijgt heeft ook een mening. 10. Na de vergadering: Actie!
Wie wil er even notuleren?
Als een voorzitter zijn werk niet goed doet, is het soms zoeken naar een speld in een hooiberg om als notulist de juiste punten op te kunnen schrijven. Hier wat broodnodige tips.
* Zorg voor een goede voorbereiding. * Lees de stukken door en maak goede afspraken met de voorzitter. * Zorg dat hij zich aan de agenda houdt en dat hij, waar nodig, samenvat. * Let bij het maken van aantekeningen op de volgende punten: - notuleer in steekwoorden; - schrijf zo weinig mogelijk op; - notuleer doelgericht; - luister naar de inbreng; - probeer het te begrijpen; - scheid hoofd- en bijzaken; - vraag om opheldering. * Begin niet direct met uitwerken, maar wacht er ook niet te lang mee. * Zorg voor een goed en duidelijk sjabloon.
Training Notuleren
In de praktijk zijn er veel notulisten die hier geen specifieke opleiding voor hebben gedaan. Toch is notuleren een vak, met bijbehorende kennis en kunde. Van de notulist wordt verwacht dat hij korte, duidelijke en volledige notulen maakt, terwijl de vergadering vaak lang duurt en er veel relevante zaken, maar ook onbelangrijke informatie ter sprake komt.
Bij het geven van een training Notuleren beginnen we altijd met een intake. Op basis hiervan en de eigen notulen van de cursist, inventariseert de trainer de leerwensen. Tijdens de training komen deze aan bod. Grofweg is de begeleiding te verdelen in drie onderdelen: notuleervaardigheid, taalvaardigheid en assertiviteit. Onder de notuleervaardigheid vallen selectief luisteren, scheiden van hoofd- en bijzaken en voorwaarden waaraan notulen moeten voldoen. Bij de taalvaardigheid gaat de cursist aan de slag met de opbouw, de presentatie en de leesbaarheid van de notulen. Onder assertiviteit vallen de rechten en plichten van de notulist, maar ook van de deelnemers en de voorzitter. In de praktijk blijkt het bijvoorbeeld vaak lastig om op een goede manier feedback te geven aan de voorzitter (vaak een leidinggevende).
Bij een individuele begeleiding Notuleren is het prettig dat we langer kunnen stilstaan bij onderdelen die lastig zijn voor de cursist en wat sneller door de onderdelen kunnen gaan die deze al voldoende beheerst. Onze aanpak is dat de cursist veel oefent; kleinere oefeningen over een bepaald onderdeel, maar ook notuleren bij een vergadering op video. Op deze wijze zijn er al veel mensen in geslaagd een goede notulist te worden, die weet wat van hem/haar verwacht wordt en wat hij/zij van anderen mag verwachten.
Het digitale tijdperk
Ook de moderne notulist moet met de tijd meegaan. Je ziet het steeds meer: notulisten die een vergaderruimte binnenkomen met een laptop onder de arm. Notuleren op de laptop kan een aanzienlijke tijdwinst opleveren. Tenminste, als je het goed doet. Daarom geeft Logikos in deze Singel wat tips. Beter is natuurlijk om bij ons een training te volgen.
1. Zorg voor een goed werksjabloon. Type niet in een leeg document. Je hebt dan geen structuur in je aantekeningen. 2. Maak je nog niet druk over taal- en grammaticafouten. Het gaat nu om de inhoud, straks over de formulering. 3. Raak thuis op je laptop. Neem hem mee naar huis en ontdek de handige ‘verborgen’ trucjes van Word. 4. Notuleer doelgericht en zoveel mogelijk in steekwoorden. Sla na de vergadering niet meteen je laptop dicht, maar kijk de aantekeningen eerst door en vul eventueel aan.
